Sincrón Diseño Electrónico S.A.S., ubicada en la Avenida 1 Oeste # 6 – 28 de la ciudad de Santiago de Cali, teléfonos (2)8990800 y para Bogotá (1)2459322; informa que esta política se aplicará a todos los datos contenidos en las bases de datos utilizadas con fines relacionados con su objeto social, archivos físicos y digitales que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Sincrón Diseño Electrónico SAS, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Definiciones
Para los efectos de la siguiente Política de tratamiento de datos personales y conforme se establece en la normativa que regula la materia, se entenderá por:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales o jurídicas, pueden ser determinada o determinantes. Incluye datos personales, datos jurídicos, imágenes y videos.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Personal natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de estos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que lo desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgado sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del Tratamiento en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.
Los principios aplicables al tratamiento de datos personales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio. Para Sincrón Diseño Electrónico son los siguientes:
- Acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
- Confidencialidad: Todos los colaboradores que trabajen en Sincrón Diseño Electrónico S.A.S., están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en la empresa.
- Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la ley. El titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y aceptada bajo la firma de autorización del tratamiento.
- Legalidad: Se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).
- Libertad: La recolección de los datos personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del titular.
- Seguridad: Los datos personales sujetos a tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Transparencia: Garantiza el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Veracidad o claridad: La información sujeta al tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Tratamiento y finalidades
Sincrón Diseño Electrónico SAS, utilizará los datos personales provenientes de empleados, clientes, proveedores y terceros para las siguientes finalidades:
- Desarrollar la relación contractual que se llegue a establecer con el titular de la información, bien sea directamente o por un encargado del responsable del tratamiento de los datos personales.
- Evaluar candidatos para ser vinculados como colaboradores de la empresa, bien sea directamente o por un encargado del Responsable del Tratamiento.
- Desarrollar las relaciones laborales que existan con sus colaboradores, como nómina, afiliaciones a seguridad social, contacto en caso de novedades, gestión de seguridad y salud en el trabajo, entre otros.
- Adelantar las acciones pertinentes para el cumplimiento del reglamento de trabajo.
- Celebrar contratos de prestación de servicios, en los que exista tratamiento de información personal.
- Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores.
- Cumplir con las disposiciones constitucionales, legales, contractuales y reglamentarias previstas en el ordenamiento jurídico colombiano.
- Imágenes o videos en publicaciones de los canales de comunicación establecidos por Sincrón Diseño Electrónico. Siempre bajo el respeto de la información contenida y que se encuentre reglamentada.
- Desarrollar relaciones comerciales o acuerdos cooperativos con entidades naturales, jurídicas, régimen especial o de cualquier otra índole.
- Efectuar las gestiones pertinentes con los accionistas de la compañía
- Efectuar las gestiones para el desarrollo de la etapa preventa, venta y posventa, respecto de cualquier producto ofrecido por Sincrón SAS que haya adquirido o no, o respecto de cualquier relación de negocios subyacente que se tenga. Así mismo dar cumplimiento a la ley colombiana y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas.
- Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), efectuar encuestas de satisfacción sobre los productos ofertados o no por Sincrón Diseño Electrónico.
- Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier entidad privada o pública, ya sea nacional, internacional o extranjera.
- Transferir los datos personales en razón al objeto social de la empresa y de aliados comerciales, personas naturales o jurídicas con las que se celebre cualquier tipo de contrato.
Derechos de los titulares
Conforme se expone en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Deberes del Responsable del Tratamiento de los datos
Según el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, el responsable del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Deberes del encargado del tratamiento de los datos
Según el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, el encargado del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley
- Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
- Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Procedimiento para la presentación y respuesta de peticiones, quejas o reclamos
De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por Sincrón Diseño Electrónico S.A.S., deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante la empresa, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:
- El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
- La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por empresa y debe de contener, como mínimo, la siguiente información.
- El nombre y dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
- Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
- La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.
- Si la solicitud se presenta incompleta, Sincrón Diseño Electrónico S.A.S., deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.
- El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, debe enviarse al correo: habeasdata@sincron.com.co, y de manera física se reciben en la oficina principal ubicada en la Avenida 1 Oeste No. 6-28 en Cali o a través de la opción contáctenos de la página web www.sincron.co. Sincron S, A.S., es responsable del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje.
Esta política de protección de datos personales está vigente a partir del 22 de febrero de 2022.
Cordialmente,
Ing. Gustavo Adolfo Saa Rodríguez
Gerente General
Política de Protección de datos personales · Fecha Actualización: 20/08/2024